Melkvee100Plus

Beheer je tijd als manager

Opinie Chuck Schwartau 22 jan 2016
Show article

Tijd is belangrijk in een boerenbedrijf. Of het nu gaat om voeren, melken, gewasverzorging of het aansturen van de onderneming, een paar dagen of zelfs een paar uur kunnen een groot verschil maken. De meeste boeren zijn ingesteld op de belangrijke tijdkritische activiteiten. Time-management verdient minstens evenveel aandacht.

Ik heb door de jaren heen veel lessen time-management gegeven. Een van mijn eerste vragen is: 'Weet je echt wat je elke dag doet?' Als je doorvraagt, kunnen veel veehouders weinig meer antwoorden dan algemeenheden. Dat is niet ongewoon. Ik heb mezelf daar ook op betrapt. Je bent zo ingespannen bezig met een taak dat je op weg naar de volgende taak kleine zaken uit het oog verliest. Je beseft niet hoeveel tijd sommige taken in beslag nemen. Het wordt ook moeilijker wanneer je taken meer 'managementtaken' zijn dan fysieke taken. Managementtaken hebben de neiging om samen te lopen en zijn minder van elkaar te onderscheiden.

Tijdens het werken aan een programma voor stagebieders, heb ik veehouders gevraagd daadwerkelijk voor een korte tijd een gedetailleerd dagboek bij te houden. Daarmee konden we beter bepalen welke vaardigheden in een stageprogramma nadruk vragen. Ze waren verbaasd over hun bevindingen, en velen zouden dat met hen zijn. Het bijhouden van het dagboek vroeg extra tijd, maar de boeren vonden het de investering waard op basis van wat ze ervan leerden. Ik heb meer dan eens aanbevolen dat boeren een paar dagen hun werkzaamheden registreren. Daarmee begrijpen ze hun eigen uitdagingen en kunnen ze een beter time-management doorvoeren.

Houd eens een week zo gedetailleerd mogelijk de werkzaamheden bij in een zakagenda of op de smartphone. Maak korte notities van wat je hebt gedaan en hoeveel tijd je ongeveer besteedt aan elke taak. Vergeet niet 'de kleine dingen' te registreren. Die kunnen een hoop tijd vragen tijdens je werkdag.

Hoe lang je een dagboek bijhoudt, laat ik aan jou. Maar als je ermee aan de gang gaat en de taken analyseert, stel je dan deze vragen:
• Wat deed ik?
• Zijn er routinematige, zich vaak herhalende taken in mijn dag?
• Is er iemand op de boerderij die sommige van deze taken net zo goed, of misschien zelfs beter kan uitvoeren dan ik?
• Hoe lang heb ik besteed aan taken die iemand anders had kunnen doen?
• Welke van mijn taken zijn een hoge prioriteit voor het bedrijf en welke taken kunnen worden geschrapt of worden overgedragen aan iemand anders?
• Wat zijn de gevolgen voor het bedrijf als ik een taak niet op een bepaalde dag afkrijg en ik die niet aan een ander kan of mag overdragen? Wat is het gevolg als die taak helemaal niet gedaan wordt?

Een tweede deel van mijn oefening is om een lijst te maken van taken die elke dag moeten worden gedaan. Na het sluiten van de werkdag is dan de balans op te maken. Daarna moeten opnieuw een aantal vragen worden gesteld en eerlijk worden beantwoord:
• Wat heb ik niet afgekregen?
• Waarom is het niet gelukt?
• Moet het echt allemaal worden gedaan?
• Maakt het niet afkrijgen van een taak echt verschil in de bedrijfsvoering?
• Waren enkele taken met hoge prioriteit niet af omdat items met lage prioriteit in de weg liepen?
• Wat kan ik morgen veranderen?

Tot slot: feliciteer jezelf liever voor wat je afkreeg in plaats van jezelf te pijnigen met wat je niet afkreeg. Je dag duurt niet langer dan die van wie ook op de boerderij. Maak gebruik van de aanwezige informatie voor het indelen en uitvoeren van taken. Daarmee maak je morgen een productievere dag waarbij taken die voorrang verdienen meer aandacht krijgen.

Doel van deze oefeningen is je te helpen meer tijd te maken voor de taken die juist jij uit moet voeren als eigenaar/manager. Het zijn de taken die de sleutel tot het succes van het bedrijf zijn. We kunnen allemaal manieren vinden om een dag te vullen. Belangrijkste is dat je je dag zo vult dat je er zeker van bent dat wat je doet, je bedrijf vooruithelpt.

Chuck Schwartau is hoofd van de campus van de Universiteit van Minnesota.

Reageren

U kunt alleen reageren wanneer u ingelogd bent met uw account. Heeft u nog geen account, meld u dan aan.