Omgaan met bedrijfscrises

Driekwart van de ondernemers wordt ermee geconfronteerd, sommigen zelfs vaker dan eens: een ernstige bedrijfscrisis. Door onvoorziene omstandigheden wordt 50% van de ondernemingen gestaakt of overgedragen op een niet-zelfgekozen moment. Het opstellen van een OASE-scenario

De oorzaken van een bedrijfscrisis verschillen sterk. Van brand of een grote klant die afhaakt tot een belangrijke collega die vertrekt of problemen in de familiesfeer. Het meest ingrijpend zijn situaties waarin u als ondernemer niet meer in staat bent uw zaken te regelen. Bijvoorbeeld wegens ernstige ziekte of onverwacht overlijden. Vaak blijkt dan dat er niets is geregeld. Familie en nabestaanden moeten – samen met eventueel personeel – maar zien hoe ze de zaak draaiende houden. Ondanks alle verdriet en andere emoties. Het kan enorm helpen als u van tevoren een aantal formaliteiten heeft geregeld.

Een OASE-situatie

De meest voorkomende oorzaken voor een bedrijfscrisis kunnen worden samengevat in de afkorting OASE: Overlijden, Arbeidsongeschiktheid, Stoppen (voortijdig, door omstandigheden) en Echtscheiding.

In zo’n situatie is het zaak de rust te bewaren, het bedrijf zo goed mogelijk te laten doordraaien en zo snel mogelijk het passende OASE-scenario in gang te zetten. Maar zo’n OASE-scenario moet dan wel beschikbaar zijn.

Verdriet kunt u niet voorkomen, grote zorgen wel

Als ondernemer gaat u met hart en ziel voor uw bedrijf en bent u er dag en nacht mee bezig. Stoppen? Geen denken aan. Ja, later…. ooit een keer. Maar wat als ‘ooit’ sneller komt dan gedacht? Gelukkig loopt het vaak goed af, vooral als er een goed scenario is voorbereid. En dat laatste ligt vaak nogal gevoelig. Veel ondernemers ervaren weerstand bij de gedachte alleen. En zolang het goed gaat, is het niet dringend. Maar wel heel belangrijk. Zaak dus om het toch op te pakken en tijdig te regelen. Want verdriet kunt u niet voorkomen, maar grote zorgen wel.

Wat staat er in een OASE-scenario?

Hieronder een aantal zaken die u vooraf kunt regelen, zodat het bedrijf – mocht u wegvallen – nog enige tijd zo goed mogelijk kan doordraaien.

– Wie neemt de dagelijkse leiding van het bedrijf over, welke voorwaarden worden daarbij gesteld? Welke volmachten krijgt deze persoon?

– Welke taken en verantwoordelijkheden worden er nog meer overgenomen en door wie?

– Wie kan de onderneming juridisch vertegenwoordigen?Wie regelt de financiële zaken (o.a. bank, verzekeringen) en wat zijn daarbij de bevoegdheden? Wie heeft tekenbevoegdheid?

– Wat zijn uw wensen over de toekomst en het eigendom van het bedrijf?

– Welke partijen hebben eventueel belangstelling voor overname?

– Zijn de bedrijfsprocessen goed gedocumenteerd?

– Zijn alle contactgegevens van (belangrijke) klanten beschikbaar en actueel?Wat zijn de afspraken met leveranciers? Liggen er duidelijke handelscontracten?

– Wat zijn de toegangscodes van bijvoorbeeld kluis, alarm, gebouw, boekhouding, computer en andere ICT, of waar zijn deze te vinden?

– Bestaan er kopieën van belangrijke documenten op een veilige plaats, buiten het bedrijf of eventueel in de cloud?

– Is er een externe, actuele back-up van alle (belangrijke) computerbestanden? Waar is deze te vinden en hoe kun je toegang krijgen?

Let op: blijf updaten

Zo’n OASE-scenario ligt vaak te verstoffen. En dan blijkt een genoemd persoon niet meer beschikbaar te zijn als het dringend is. Of andere informatie klopt niet meer. Het advies is om jaarlijks alle punten te actualiseren. En om alles goed te documenteren en bij een vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld de accountant in bewaring te geven. Zo is het beschikbaar in geval van calamiteiten.

Drie soorten OASE-scenario’s

In het algemeen dient u drie scenario’s voor te bereiden die elkaar deels overlappen. De verschillen hebben te maken met wat er gebeurt met het eigendom van de onderneming, de zeggenschap en de leiding.

1.  Overlijden
Bij uw overlijden vervalt het eigendom van de aandelen of de onderneming aan uw erven, die zeker in de eerste periode vaak niet in staat zijn de bedrijfsvoering voort te zetten. Het is dus zaak om voor een bepaalde periode de zeggenschap en (dagelijkse) leiding goed te regelen.

2.  Arbeidsongeschiktheid
Arbeidsongeschiktheid waarbij u (tijdelijk) geen rationele beslissingen kunt nemen. U blijft eigenaar van de aandelen of het bedrijf, maar bent (tijdelijk) zelf niet meer in staat zeggenschap uit te oefenen en leiding te geven.

3. Andere omstandigheden
Alle andere omstandigheden die bedreigend zijn voor de continuïteit maar waarbij u nog wel zelf kunt handelen. Bijvoorbeeld een grote brand, waarbij het bedrijfspand en alles wat zich daarin bevindt verloren gaat. Omdat u wel zelf kunt handelen, gaan we hier in dit artikel niet verder op in. Al loont het wel om ook hiervoor scenario’s te ontwikkelen.

Hoe regelt u dit?

In een vof is altijd sprake van twee of meer ondernemers. Daarom staat in de vof-acte een voortzettingsregeling: een (meestal tijdelijke) regeling waarmee de ‘overblijvende’ ondernemer de zaak kan voortzetten. Voor overlijden of blijvende arbeidsongeschiktheid worden in de vof-acte vaak ook afspraken gemaakt over overname van de onderneming door de andere vennoot.

Voor een eenmanszaak biedt een (levens)testament mogelijk uitkomst. Het testament legt een aantal zaken van tevoren vast. Een levenstestament kan een aantal zaken (zoals volmachten) bij leven regelen als de ondernemer niet meer zelf beslissingen kan nemen. Uiteraard moet in een levenstestament ook goed geregeld worden wie beslist wanneer dat testament ingaat.

Meer informatie

Hoogste tijd om een OASE-scenario te ontwikkelen? Neem contact op met uw Flynth-adviseur via e-mail info@flynth.nl of telefoonnummer 026 – 35 42 600.